elimina le grandi dimensioni di Microsoft ExcelOggi discuteremo di un problema molto comune di file di Microsoft Excel, ovvero file di dimensioni enormi di file Excel e provare diverse tecniche per ridurre la dimensione file di Microsoft Excel senza eliminare i dati.

Ci sono molte cause che possono aiutare un file Excel a diventare enorme, a volte il foglio di calcolo di Excel diventa così enorme mentre in realtà contiene pochissime informazioni.

Una cartella di lavoro di Excel di grandi dimensioni può generare molti problemi durante la gestione del file, ad esempio il file risponderà molto lentamente, impiegherà più tempo per salvare eventuali modifiche, richiedere tempo per il caricamento e altro ancora.

La domanda principale è “Quale parte di un file Excel causa la dimensione del file grande. Alcuni di loro sono,

Informazioni enormi: in genere un foglio di lavoro con più di 100.000 righe e molte colonne richiede una grande memoria da archiviare.

File multimediali: se il file excel contiene immagini / immagini / logo, può trasformare il file di Excel piccolo in uno più grande.

Tabelle pivot: Sì, la tabella pivot può anche influire sulle dimensioni del file. Le tabelle di pivot memorizzano i dati originali quindi in ciascuna tabella pivot hanno il proprio set di dati.

Formattazione: nel caso in cui i fogli siano formattati, anche se gli intervalli di celle non sono in uso, la dimensione del file potrebbe aumentare.

A volte i metadati del file excel e altri contenuti nascosti possono anche aumentare le dimensioni del file.

Quindi, ci sono diverse cause di una grande dimensione del file excel MS, quindi dobbiamo applicare diversi trucchi per ridurlo. La soluzione potrebbe dipendere dal contenuto della cartella di lavoro di Excel se non si è certi di quale modifica il file excel, quindi è necessario applicarli uno per uno.

Iniziamo ad applicare i seguenti trucchi uno per uno per convertire un grande file di Excel in una dimensione compatibile e ridurre il file di dimensioni Excel.

 

1- Rimuovere la formattazione della cella

Durante la creazione di un file excel applichiamo diverse formattazioni sul foglio di calcolo, quindi l’eliminazione della formattazione ti aiuterà a salvare le dimensioni del file e a migliorare le prestazioni del foglio di calcolo.

Passos per cancellare la formattazione excel

Passaggio 1: Innanzitutto, scegli l’intervallo su cui vuoi cancellare la formattazione.

Passaggio 2: Quindi passare attraverso: Home Tab> Modifica gruppo> Cancella> Cancella formati

Se il foglio di calcolo Excel contiene un sacco di testo, allora è l’opzione migliore.

2- Ridurre le dimensioni del file immagine aggiunto in Microsoft Excel

Passi per comprimere o modificare la risoluzione dell’immagine. La compressione non influisce sulla qualità del file excel. Se non si desidera che ogni singolo pixel in una foto, si può andare con l’opzione di compressione e ridurre le dimensioni del file.

Passaggio 1: apri il file excel che contiene l’immagine o il logo, quindi scegli l’immagine o le immagini per la compressione.

Passaggio 2: Ora vai a Strumenti immagine -> scheda Formato e nel gruppo Regola devi fare clic su Comprimi immagini.

Nota: se non si riesce a visualizzare gli Strumenti immagine – scheda Formato, confermare che è stata selezionata un’immagine. Fare doppio clic sull’immagine per sceglierla e aprire la scheda Formato.

Se vedi solo il gruppo Regola, il pulsante Comprimi immagini potrebbe apparire senza un’etichetta.

Per ridurre le dimensioni di un’immagine specifica e lasciare tutte le altre immagini presenti nel documento, selezionare la casella di controllo Applica solo a questa immagine.

Se si deseleziona la casella Applica solo a questa immagine, questo sostituirà tutte le precedenti modifiche apportate alle altre immagini presenti in questo documento.

Passare alla risoluzione, quindi selezionare la risoluzione desiderata e fare clic su OK.

 

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3 – Convertire il tipo di file in formato binario (XLSB)

Convertendo un file excel in formato binario si può ridurre facilmente la dimensione del file excel. Quindi, seguire i passaggi indicati e salvare un file Excel nel formato XLSB per ridurre le dimensioni del file.

Passaggio 1: fare clic sulla scheda File e quindi selezionare l’opzione Salva con nome.

Passaggio 2: Ora, fare clic sul pulsante Sfoglia per modificare il tipo di file.

Passaggio 3: dalla finestra di dialogo Salva con nome, è necessario selezionare il tipo di file di lavoro binario di Excel (.xlsb). Fai clic su Salva.

4 – Rimuovere le formule inutili

Avere molte formule complicate può influire sulla dimensione del file di un file Excel, quindi con questo metodo, proveremo a rimuovere le formule indesiderate da una cartella di lavoro di Excel.

A volte quando si dispone di un set di dati e non sono necessarie le formule al suo interno, è meglio sostituire queste formule in valori. Segui i passaggi indicati di seguito per eseguire questa operazione:

Passaggio 1: aprire il file excel e premere i tasti ctrl + A per selezionare l’intero foglio di lavoro / set di dati, quindi premere il tasto F5.

Passaggio 2: Apri l’opzione Vai a e fai clic su “Speciale”.

Passaggio 3: selezionare le formule, quindi fare clic su OK.

Ora hai selezionato tutte le celle che hanno una formula.

Dopo di ciò, segui i passaggi seguenti per convertire le formule selezionate in valori:

Passaggio 1: premere CTRL + C per copiare le celle selezionate.

Passaggio 2: quindi fare clic sulla scheda Home e, dal gruppo Appunti, fare clic su Incolla.

Passaggio 3: quindi fare clic sull’icona Incolla valore.

Quindi, tutte le celle con le formule ora vengono convertite nei valori.

5 – Ottimizza le formule utilizzate

Dopo aver rimosso le formule indesiderate, ora ottimizzeremo le formule utilizzate utilizzando i seguenti passaggi:

Salta utilizzando la funzione volatile o instabile come –

OGGI, ORA, INDIRETTO, RAND, RANDBETWEEN, CELL, OFFSET, INFO.

È necessario sostituire la funzione CERCA.VERT, CERCA.ORIZZ. E RICERCA con INDICE & MATCH

Dovresti anche sostituire le funzioni IF annidate con uno dei seguenti dati:

REPT, INDEX & MATCH, SUMIF (s) o logica booleana

6 – Comprimi il file (ZIP IT)

Questo metodo è leggermente diverso, utilizzando l’opzione file zip è possibile comprimere il file excel con facilità. Comprimendo un file Excel, è possibile ridurre una dimensione del file di circa il 10-15%.

Passi per comprimere un file Excel

Passaggio 1: per prima cosa è necessario fare clic con il pulsante destro del mouse sul file Excel che si desidera comprimere

Passaggio 2: Ora, porta il cursore del mouse sull’opzione Invia a e fai clic sull’opzione ‘Cartella compressa (zippata)’.

Questo è tutto, dopo aver creato un file zippato condividerlo con gli altri e il ricevitore decomprimerà il file per accedere al file excel.

7 – Elimina le celle non utilizzate

Per eliminare la tabella inutilizzata visibile, le colonne e le celle formattate seguono il passaggio sotto indicato.

Innanzitutto, devi selezionare tutte le righe da presentare sotto l’ultima riga con contenuto.

Quindi premere Ctrl + ‘-‘ dalla tastiera per eliminare le righe.

Dopo di ciò, fai clic sul pulsante di gomma presente sul lato destro della barra multifunzione.

E quindi fare clic su ‘Cancella tutto’.

Devi ripetere i passaggi precedenti su ogni foglio di lavoro e anche per le colonne.

Alla fine, salva la cartella di lavoro e controlla che la dimensione del file sia ridotta o meno

8 – Ridurre la formattazione delle condizioni dal file Excel

Per fare ciò, devi scegliere l’intero foglio di lavoro premendo i tasti Ctrl + A della parola chiave.

Ora vai su Home / Formattazione condizionale / Gestisci ruoli

Infine, seleziona i ruoli irrilevanti e cancella la regola

9 – Compattare file Excel

Questo metodo è diverso dalla compressione zip,

Questo trucco non è presente in Microsoft Excel ma questa opzione è presente in ogni sistema Windows per compattare le dimensioni di vari file che includono Microsoft Excel.

Per compattare il tuo file Excel, devi trovare il tuo file excel usando Windows Explorer e poi fare clic destro sul file.

Scegli Proprietà dal menu di scelta rapida e quindi seleziona il pulsante Avanzate

Alla fine, scegli “comprimi i contenuti per risparmiare spazio sul disco …”

10 – Ridurre le dimensioni delle tabelle pivot

Come abbiamo già discusso, le tabelle pivot consumano molta memoria e possono aumentare le dimensioni del file. Quindi, proveremo a ridurre la dimensione delle tabelle pivot.

Esistono principalmente 3 opzioni per ridurre la dimensione delle tabelle pivot:

Opzione 1: a volte, vengono create tabelle pivot per verificare i dati o visualizzare una panoramica. Se non hai bisogno di queste tabelle pivot nella tua cartella di lavoro, rimuovi la tabella pivot inutilizzata.

Opzione 2: anziché creare più tabelle pivot con lo stesso codice sorgente, è necessario copiarle e utilizzarle dove necessario. Attraverso questo, è possibile condividere la stessa cache di dati.

Opzione 3: evitare di salvare i dati di origine della tabella pivot con il file. Per fare ciò, fare clic con il tasto destro sulla tabella pivot e quindi andare alle Opzioni tabella pivot. Ora, dalla scheda dati deselezionare il segno di spunta da ‘Salva dati sorgente con file’.

11 – Controlla ed elimina le celle nascoste non necessarie

Le celle nascoste possono anche aggiungere un po ‘di peso aggiuntivo al tuo file excel. Le celle nascoste indesiderate possono aumentare le dimensioni del file excel. Le celle Microsoft vengono nascoste accidentalmente mentre lavorano alle righe o alle colonne del foglio di lavoro excel.

Se scopri che il tuo file contiene elementi nascosti indesiderati, devi scoprire le righe e le colonne del tuo foglio di lavoro Excel e analizzare se ne hai bisogno o meno. Elimina le celle nascoste indesiderate.

Conclusione

Tutti i metodi sopra indicati sono molto efficaci e ti aiuteranno a ridurre le dimensioni di un file Microsoft Excel.

Quindi, si spera che dopo aver applicato tutti i 11 metodi sopra discussi, il tuo file Excel diventi piccolo e ottimizzato.

Se hai qualche domanda o suggerimento su questo articolo o soffri di qualsiasi altro tipo di problema mentre usi il file di Microsoft Excel, ti preghiamo gentilmente di contattarci all’indirizzo http://ask.repairmsexcel.com

Primi 11 modi testati per ridurre le dimensioni dei file di Microsoft Excel senza eliminare i dati